Veresiye Defteri Örneği ve Excel Şablonu: 7 Kolon

Mahalle bakkalında veresiye defteri açmanın ilk günü kolaydır: bir müşteri, bir tutar, bir tarih. Zor olan ondan sonrasıdır. Müşteri 3.000 TL'lik alışveriş yapıp 1.000 TL ödediğinde, sonra 500 TL daha getirdiğinde ve ay sonunda "Abi benim borcum ne kadardı?" diye sorduğunda o tek satırlık defter bir anda yetmemeye başlar.

Bu yazıda hem elle tutulan bir veresiye defteri örneği ile hangi kolonların şart olduğunu, hem de aynı tablonun veresiye defteri Excel şablonu olarak nasıl kurulacağını adım adım göstereceğiz. Son bölümde Excel'in nerede tıkandığını ve dijital programa geçiş zamanının geldiğini nasıl anlayacağınızı konuşacağız.

Veresiye Defterinde Olması Gereken 7 Kolon

Defterin düzeni, tuttuğunuz kaydın işe yarayıp yaramayacağını belirler. Eksik kolonlu bir defter, bir ay sonra "kim ne zaman ne aldı" sorusuna cevap veremez hâle gelir. Sağlıklı bir defterde şu yedi kolon bulunmalıdır:

• Tarih: İşlemin yapıldığı gün. Gün/ay/yıl formatını baştan sabitleyin; karışık format ileride mutabakatı zorlaştırır.
• Müşteri: Ad ve soyad. Aynı mahallede iki "Mehmet" varsa soyadı ya da telefon numarası ekleyin.
• Açıklama: Ne alındı veya ödeme nasıl yapıldı (nakit, havale, parçalı). En çok atlanan, en çok sorun çıkaran kolon budur.
• Borç: Müşterinin o işlemle borçlandığı tutar, yani veresiye satış.
• Alacak: Müşterinin o gün yaptığı ödeme, yani tahsilat.
• Bakiye: O satıra kadar ödenmemiş kalan tutar.
• Vade: Ödemenin beklenen tarihi. Vade yazmayan defter, takip edilemeyen bir defterdir.

Kritik uyarı: Esnaf defterlerinde en sık karışan iki kavram borç ve alacak kolonlarıdır. Bir satırda ikisi birden dolu olmaz. Müşteri alışveriş yaptıysa satır borç kolonuna, ödeme getirdiyse alacak kolonuna yazılır. Bu kuralı en başta netleştirmezseniz aynı tutar iki kez sayılabilir.

Örnek Veresiye Defteri Tablosu

Aşağıdaki tablo, üç farklı müşteri için aynı sayfada tutulan bir kaydın veresiye defteri örneğidir. Borç kolonu satışı, alacak kolonu tahsilatı, bakiye kolonu ise o anki kalan borcu gösterir.

Tarih	Müşteri	Açıklama	Borç (₺)	Alacak (₺)	Bakiye (₺)	Vade
02.09.2026	Ahmet Yılmaz	2 torba çimento, 1 kova boya	1.850	—	1.850	16.09.2026
02.09.2026	Selin Kaya (kuaför)	Bakım ürünleri toptan	2.400	—	2.400	30.09.2026
05.09.2026	Ahmet Yılmaz	Nakit ödeme	—	1.000	850	16.09.2026
08.09.2026	Market Sahibi Nihat	Haftalık sebze-meyve	3.150	—	3.150	15.09.2026
10.09.2026	Ahmet Yılmaz	4 metre kablo, vida seti	620	—	1.470	24.09.2026
11.09.2026	Selin Kaya (kuaför)	Havale ile kısmi ödeme	—	1.200	1.200	30.09.2026
12.09.2026	Bakkal Hasan	Süt, yumurta, içecek ikmali	780	—	780	19.09.2026
13.09.2026	Ahmet Yılmaz	Nakit ödeme	—	700	770	24.09.2026

Tabloyu satır satır okuduğunuzda şu net görünür: Ahmet Yılmaz 2.470 TL alışveriş yapmış, 1.700 TL ödemiş ve 770 TL borcu kalmış. Hiçbir satırda hesap makinesine ihtiyaç duyulmuyor, çünkü bakiye kolonu zincirleme ilerliyor.

Defterin mantığını ve klasik tutma kurallarını daha geniş anlatan Veresiye Defteri Nedir, Nasıl Tutulur? yazımız bu tablonun arkasındaki mantığı ayrıntılı açıklıyor.

Veresiye Defteri Excel Şablonu: Adım Adım Kurulum

Aynı yapıyı Excel'de kurduğunuzda bakiye kolonu otomatik hesaplanır ve elle toplama hatası ortadan kalkar. Adımlar şöyle:

1. Adım: Başlık satırını yazın

1. satıra şu başlıkları girin:

Hücre	Başlık
A1	Tarih
B1	Açıklama
C1	Alacak (Ödeme)
D1	Borç (Veresiye)
E1	Bakiye
F1	Vade

Bu düzende C kolonu para girişini, D kolonu satışı temsil eder. Bakiye formülü bu yüzden "borç eksi alacak" olarak kurulur.

2. Adım: İlk satıra bakiye formülünü yazın

2. satıra ilk işlemi girin (örnek: 02.09.2026 tarihli 1.850 TL veresiye). Ardından E2 hücresine şu formülü yazın:

=D2-C2

Bu formül, satırdaki borçtan o gün yapılan ödemeyi düşer. İlk satırda ödeme yoksa sonuç doğrudan 1.850 olur.

3. Adım: Formülü aşağı doğru çekin

3. satırdan itibaren bakiye birikimli ilerlemelidir. E3 hücresine şunu yazın:

=E2+D3-C3

Yani önceki bakiye + yeni borç - yeni ödeme. E3'ün sağ alt köşesindeki küçük kareden tutup aşağı çekin; Excel formülü her satıra kendi satır numarasıyla uyarlar. Artık kaç satır eklerseniz ekleyin bakiye kendiliğinden güncellenir.

4. Adım: Vadesi geçenleri renkle işaretleyin

Vade takibini gözle yapmak yerine Excel'e yaptırın. F kolonunu seçin, Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural > Formül kullan yolunu izleyip şu formülü girin:

=VE(F2<BUGÜN();E2>0)

Bu kural, vadesi bugünden eski olan ve bakiyesi sıfırdan büyük satırları kırmızıya boyar. Türkçe Excel'de fonksiyon adları BUGÜN(), VE(), ETOPLA() şeklindedir; İngilizce sürümde TODAY(), AND(), SUMIF() yazmanız gerekir.

5. Adım: Müşteri bazlı toplam alın

Tek sayfada tüm müşterileri tutuyorsanız satır satır bakiye anlamını yitirir; bunun yerine müşteri bazlı toplam alın. B kolonuna müşteri adını ekleyip ayrı bir özet alanına şu formülü yazın:

=ETOPLA($B$2:$B$500;"Ahmet Yılmaz";$D$2:$D$500)-ETOPLA($B$2:$B$500;"Ahmet Yılmaz";$C$2:$C$500)

Formül, o müşterinin tüm veresiyelerini toplayıp tüm ödemelerini düşer. Sonuç: müşterinin güncel borcu.

6. Adım: Dosyayı her gün yedekleyin

Excel'de yedekleme otomatik değildir. Dosyayı "Masaüstü" yerine tek bir klasörde tutun ve haftada en az bir kez, tercihen her gün kapatmadan önce kopyasını alın. Bu adımı atlarsanız alttaki bölümde anlatılan üçüncü risk kapınızı çalar.

Excel'in 4 Sınırı

Excel güçlü bir tablo aracıdır ama bir borç takip sistemi olarak tasarlanmadı. Kullandıkça dört duvara toslarsınız.

1. Formül hatası sessizdir

Bir satırı silip formül aralığını bozduğunuzda, yeni satır ekleyip toplamayı güncellemediğinizde veya formülü yanlış hücreye kopyaladığınızda Excel sizi uyarmaz. Tablo düzgün görünür, rakam yanlıştır. Hırdavatçı örneğinde Ahmet Yılmaz'ın borcunu 770 TL sanarken gerçekte 1.720 TL olabilir; bunu aylar sonra fark ettiğinizde müşteriye "Pardon, hesabı yanlış yazmışım" demek zorunda kalırsınız.

2. Mobil erişim yok

Tablo dükkandaki bilgisayarda durur. Siz ise günün yarısını toptancıda, müşteri ziyaretinde ve yolda geçirirsiniz. Müşteri telefonda "Borcum ne kadardı?" diye sorduğunda cevap veremezsiniz. Toptancının kapısında "Bu müşteriye veresiye versem mi?" kararını verirken rakamı görmezsiniz. Excel Online bir ölçüde çare olur ama küçük ekranda altı kolonlu tabloda doğru satırı bulmak pratikte işkenceye dönüşür.

3. Yedek yok

Dosya bilgisayarda tek kopya hâlinde durur. Hard disk arızası, yanlışlıkla silme, virüs veya fidye yazılımı durumunda yılların kaydı tek hamlede yok olur. Üstelik "musteri_borc_v3_son_GERCEK.xlsx" gibi isimler çoğaldığında hangisinin güncel olduğunu kimse bilmez.

4. Çok kullanıcı yok

Dükkânda yanınızda çalışan, eşiniz veya kasadaki personel aynı anda tabloya veri girmek istediğinde iki kopya doğar: "son sürüm" kavgası başlar ve iki dosya bir türlü birleşmez. Kayıtlar bölünür, mutabakat imkânsız hâle gelir.

Bu dört riski daha geniş biçimde ele aldığımız Excel ile Müşteri Borç Takip: 5 Büyük Risk ve Çözüm yazımız, tablonun nerede ve nasıl tıkandığını somut senaryolarla gösteriyor.

Ne Zaman Dijital Programa Geçmelisiniz?

Excel'i tamamen bırakmanız gerekmez; doğru soru "hangi noktadan sonra Excel maliyetli hâle geliyor"dur. Aşağıdaki işaretlerden ikisini görüyorsanız geçiş zamanı gelmiş demektir:

• Veresiye müşteri sayınız 30'u geçti ve tablo her ay biraz daha karışıyor.
• Ayda tek bir formül hatası bile fark ettiğinizde güveniniz sarsılıyor.
• Dükkân dışında telefondan bakiyeye bakmanız gereken bir durum yaşadınız.
• Aynı tabloya ikinci bir kişi veri girmeye başladı.
• Her gün WhatsApp'tan ekstre göndermek istiyorsunuz ama tabloyu fotoğraflamaktan öteye geçemiyorsunuz.
• Vadesi geçen alacakları düzenli olarak gözden kaçırıyorsunuz.

Bu işaretler, tablonun yapısından değil takip ihtiyacınızın büyümesinden kaynaklanır. Bir veresiye takip programı kullandığınızda bakiye otomatik hesaplanır, kayıtlar buluta yedeklenir, telefon ve bilgisayar aynı veriyi gösterir. Borç alacak takip programı yaklaşımında ise müşteri bazlı bakiye, ödeme geçmişi ve vade hatırlatmaları tek ekranda toplanır.

Özet ve sonraki adım

İyi bir veresiye defterinde tarih, müşteri, açıklama, borç, alacak, bakiye ve vade kolonlarının tamamı bulunur; borç ile alacak asla aynı satırda karışmaz. Excel'de =D2-C2 ve =E2+D3-C3 formülleriyle bakiyeyi otomatikleştirebilir, koşullu biçimlendirme ile vadesi geçenleri işaretleyebilirsiniz. Ancak formül hatası, mobil erişim, yedekleme ve çok kullanıcı sınırları işletme büyüdükçe tabloyu güvenilmez kılar; müşteri borç takip programı bu dört sınırı birlikte ortadan kaldırır.

İşletmeniz büyüdüğünde e-fatura, stok ve çok kullanıcı ihtiyacı doğarsa Önmuhasebeciniz yıllık paketi tüm bu ihtiyaçları tek çatı altında sunar.